A díjakat 1993-ban adták át először - emlékeztetett Áldozó Tamás mai sajtótájékoztatóján, melyen felhívta a magánszemélyek és jogi személyiséggel bíró szervezetek figyelmét arra, hogy az ajánlásokat január 31-ig kell eljuttatni az önkormányzathoz.

-Ahhoz, hogy a kitüntetéseket március 15-én át tudjuk adni, a képviselő-testületnek döntenie kell a beérkezett javaslatokról. A rendelet szerint minden évben két érdemérem és öt díszoklevél adományozható arra érdemes természetes személy, gazdálkodó szervezet, illetve civil szervezet részére. Szeretnénk, ha sok javaslatból hozhatnánk meg a döntést, ezért szeretnénk, ha minél többen élnének azzal a lehetőséggel, hogy környezetükben körbenézve arra méltó személyeket, szervezeteket kutatnának fel és javasolnának a kitüntető címekre.
A javaslatokat írásban kell eljuttatni a polgármesterhez, az ajánlásnak tartalmaznia kell azokat a körülményeket, melyek méltóvá teszik a javasoltat az elismerésre. Így az ajánlott személy, szervezet működésének, tevékenységének ismertetését, az elismerés alapját képező, alkotás, mű, cselekmény leírását, azok városi, közösségi, társadalmi hasznosságának méltatását.

A helyi elismerések rangsorában az érdemérem magasabb kitüntetésnek számít, de ha a testület az érdemérem adományozását még nem tartja időszerűnek a javasolttal kapcsolatban, akkor a javaslatot a díszoklevél adományozása szempontjából figyelembe veszi.
A polgármester hozzátette, a város igyekszik megőrizni ezeknek a kitüntető címeknek a méltóságát és értékét, ezért nagyon akkurátusan figyelnek a cím adományozására. Vannak olyan hivatások, melyek jobban szem előtt vannak, onnan könnyebben érkeznek javaslatok, de várnak javaslatot olyan személyekre, szervezetekre is, melyek tevékenysége kevésbé zajlik nyílt színen, mégis legalább olyan értékes a közösség számára.
A Pápa Városért Érdemérem és Pápa Város Díszoklevele kitüntető címekre készült javaslatokat írásban kell eljuttatni a városvezetőhöz, akár személyesen, akár postán vagy e-mailben.